El Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Sevilla, al que pertenecen los profesionales que prestan sus servicios en Sevilla, Córdoba, Huelva, Cádiz y la ciudad autónoma de Ceuta, continúa dando pasos firmes en su firme compromiso con la digitalización y apuesta por la innovación. Así, incorpora la gestión documental a su día a día con el objetivo de mejorar su eficiencia y avanzar hacia la modernización de sus operaciones.
Entre otros retos, se enfrentaba al desafío principal de manejar grandes volúmenes de documentos físicos relacionados, sobre todo, con el alta y la gestión de colegiados. Además, contaba con un elevado número de facturas, reclamaciones y cursos, entre otros. El papel no solo ocupaba más de dos salas de almacenamiento, sino que también dificultaba la búsqueda y el acceso rápido a la información.
Gracias a este novedoso proyecto, el Colegio Oficial de Gestores Administrativos ha logrado una organización más eficiente y un acceso mejorado a la información. Durante el proceso, también se han llevado a cabo trabajos de configuración de usuarios: ahora se puede realizar búsquedas y acceder de forma instantánea a los archivos necesarios desde cualquier lugar, utilizando la interfaz web o la aplicación móvil.
El proceso de transformación digital del Colegio ha tenido como resultado no solo los beneficios anteriores. La eliminación del papel ha permitido una gestión documental más ágil y eficiente, optimizando los procesos internos y mejorando la capacidad de búsqueda de información.
Todos estos beneficios han sido posibles gracias a la implantación de la plataforma líder en el mercado: Docuware, en una versión adaptada y configurada a la medida de sus necesidades. Para este avance tecnológico, el Colegio Oficial de Gestores Administrativos ha contado con la colaboración de ImagineRight, empresa especializada en gestión documental, que gracias al desarrollo de la plataforma Docuware ha permitido la digitalización certificada de todos los documentos, liberando espacio físico y reduciendo los costos de almacenamiento asociados.
Con esta iniciativa, el Colegio demuestra su compromiso con la adopción de tecnologías avanzadas y su constante búsqueda de mejoras en la calidad del servicio para sus asociados. La implementación de la gestión documental sienta las bases para una gestión documental más efectiva y un futuro digital prometedor.
La Junta de Gobierno del Colegio Oficial de Gestores Administrativos siempre ha apostado por la digitalización y gestión documental, materia en la que ha sido pionera. Eso ha permitido no sólo ir muy por delante en los plazos previstos por las administraciones para la eliminación del papel en los trámites, sino que también hizo posible que los colegiados siguieran prestando servicio a sus clientes durante los peores momentos de la pandemia, cuando el confinamiento mantenía cerradas todas las oficinas.
Este compromiso con la digitalización se ha traducido en el desarrollo y aplicación de proyectos innovadores y pioneros a nivel nacional que permiten ofrecer un servicio más completo, ágil y fiable a los ciudadanos, que no sólo hacen que la relación con ellos sea más cómoda y sencilla, sino que también consiguen que el trabajo diario de los gestores administrativos sea más eficiente.
Este proyecto de digitalización sumó un nuevo hito más en octubre de 2020, cuando se inició mano a mano con la DGT el envío de la documentación de todos los expedientes a su Registro Telemático (RELE), que tan buenos resultados está ofreciendo.
